Zarządzenie nr 81/2006
Starosty Grodziskiego
z dnia 05.06.2006r.

w sprawie realizacji programu „Przejrzysta Polska”.

Na podstawie art.34 ust. 1 ustawy dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. Nr 142, poz. 1592 z 2001r. z późn. zm.)

§ 1

1. Wprowadzam do praktyki Starostwa Powiatu Grodziskiego procedurę udoskonalania funkcjonowania systemu Kart Usług.
2. Procedurę udoskonalania funkcjonowania systemu Kart Usług opiera się na:
- cyklicznym badaniach ankietowych przeprowadzanym wśród klientów Starostwa Powiatu Grodziskiego,
- analizach działania systemu dokonywanych przez Zespół zadaniowy ds. oceny funkcjonowania systemu Kart Usług,
- monitoringu wewnętrznym wykonywanym przez pracowników Starostwa właściwych za merytoryczne przygotowania Kart Usług.

§ 2

1. Powołuję Zespół zadaniowy ds. oceny funkcjonowania systemu Kart Usług- zwany dalej Zespołem- którym kieruje Sekretarz Powiatu.
2. W skład zespołu wchodzi dwóch pracowników Starostwa wyznaczonych przez Sekretarza Powiatu.
3. Zespół jest odpowiedzialny za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania procedury udoskonalania funkcjonowania systemu Kart Usług

§ 3

1. Anonimowe badania ankietowe przeprowadzane są permanentnie poprzez wyłożenie w Punkcie Obsługi Mieszkańców kart ankietowych wg. wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Wypełnione ankiety składane są w Punkcie Obsługi Mieszkańców, bądź w wydziałach merytorycznych Starostwa i raz w miesiącu przekazywane do wskazanego przez Sekretarza członka zespołu.
3. Uwagi zgłaszane w ankietach są monitorowane na bieżąco przez członka zespołu, o którym mowa wyżej, a ewentualne wnioski składane są do Sekretarza Powiatu.
4. Corocznie, w miesiącu czerwcu zespół dokonuje podsumowania badań ankietowych, a wyniki podsumowania w ujęciu sumarycznym zamieszczane są w sprawozdaniu rocznym.

§ 4

Karty anonimowej ankiety, o której mowa w §3 pkt 1 są wyłożone przez cały rok w Punkcie Obsługi Mieszkańców.

§ 5

1. Raz do roku, w miesiącu maju, członek zespołu wyznaczony przez Sekretarza Powiatu przeprowadza badania prawidłowości funkcjonowania systemu Kart Usług wśród pracowników merytorycznych Starostwa.
2. Badanie przeprowadza się w celu ustalenia między innymi:
- najczęstszych braków w dokumentacji składanej przez klientów Starostwa,
- opinii pracowników co do kompletności informacji zamieszczonych w Kartach Usług,
- uwag zgłaszanych przez klientów Starostwa co do zakresu informacji i jasności sformułowań zawartych w Karatach Usług
3. Raz do roku, w miesiącu maju członek zespołu wyznaczony przez Sekretarza Powiatu przeprowadza badanie funkcjonowania systemu Kart usług pod kątem ich przejrzystości i czytelności dla klientów Starostwa.
Badanie przeprowadzane jest przez jeden dzień, w formie wywiadu z losowo wybranymi klientami Starostwa, którzy pobrali Kartę Usług.
4.Wyniki badań, o których mowa pkt 1 i 2 są opracowane przez zespół i w ujęciu sumarycznym przedstawione w raporcie rocznym.

§ 5

1. W oparciu o raporty roczne, o których mowa w §3 pkt 4 i §5 pkt 4 zespół przygotowuje wnioski dotyczące udoskonalenia:
- funkcjonowania systemu Kart Usług
- zmian w konkretnych Kartach Usług
- zmian procedury udoskonalania funkcjonowania systemu Kart Usług
2. Powyższe wnioski są przekazywane Staroście oraz pozostałym członkom Zarządu Powiatu w formie pisemnej.

§ 6

1. Corocznie, w miesiącu czerwcu naczelnicy wydziałów Starostwa zobowiązani są do przekazania zespołowi znowelizowanych Kart Usług lub informacji o braku konieczności zmian.
W przypadku ujawnienia błędnych, niepełnych lub nieaktualnych informacji zawartych w kartach Usług każdy pracownik Starostwa, który uzyskał o tym wiedzę jest zobowiązany do poinformowania o tym naczelnika właściwego wydziału organizacyjnego Starostwa.
2. Obowiązek nowelizacji, o którym mowa wyżej wynika z każdej zmiany przepisów prawa mających wpływ na informacje zamieszczone w Kartach Usług.
3. Niezależnie od powyższego w przypadku naniesienia na Karty Usług istotnych zmian, naczelnicy wydziałów są zobowiązani do niezwłocznego informowania o tym fakcie zespołu.

§ 7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.